As organizações estão vivenciando um crescimento explosivo no volume e na variedade de dados que coletam, armazenam e processam. Infelizmente, muitas delas não entendem que tipos de dados estão manipulando, e qual valor esses dados têm, então não conseguem manter o controle adequado sobre eles. Como resultado, elas frequentemente sofrem sérias consequências legais, financeiras e de reputação. A governança adequada de informações pode ajudar você a evitar o mesmo destino.
O que é governança da informação?
Governança de informação (IG) é o processo de gerenciar ativos de informação, como registros de Recursos Humanos, informações de clientes, registros médicos e propriedade intelectual. É um processo contínuo, não um evento único.
A definição de IG da Gartner é amplamente aceita:
Gartner define governança da informação como a especificação de direitos de decisão e uma estrutura de responsabilização para garantir o comportamento apropriado na avaliação, criação, armazenamento, uso, arquivamento e exclusão de informações. Inclui os processos, papéis e políticas, padrões e métricas que garantem o uso eficaz e eficiente de informações para permitir que uma organização atinja seus objetivos.
Elementos de um Plano de Governança da Informação
Criar um programa eficaz requer implementar políticas, processos e tecnologias para gerenciar as informações da organização ao longo de seu ciclo de vida. Os objetivos principais incluem o seguinte:
- Defina claramente como você gerenciará os ativos de informação e explique as expectativas, responsabilidades e padrões para os membros da equipe que lidam com informações na rede ou na nuvem.
- Certifique-se de que as práticas de gerenciamento de informações atendam a todos os requisitos legais, expectativas das partes interessadas, requisitos de responsabilidade e necessidades comerciais.
Em vez de uma única política de governança de informações, as organizações normalmente criam muitas políticas, como:
- Políticas de segurança da informação
- Políticas de gerenciamento de registros
- Cronogramas de retenção e descarte
- Políticas de arquivamento
- Políticas de privacidade de dados
- Políticas de tecnologia da informação e comunicação (TIC)
- Políticas de compartilhamento de informações
- Políticas de trabalho remoto
Como a governança da informação difere da governança de dados?
Embora tanto a governança da informação quanto a governança de dados sejam importantes para as organizações e haja alguma sobreposição entre elas, elas são diferentes:
- A governança da informação é focada no gerenciamento do ciclo de vida dos dados. É uma disciplina estratégica que é responsabilidade dos profissionais de IG que trabalham em conjunto com a liderança corporativa e outras partes interessadas.” Exemplos de governança da informação incluem controlar o uso de informações pessoais, proteger a privacidade dos dados e estabelecer cronogramas de retenção de registros.
- Governança de dados , por outro lado, se preocupa em gerenciar dados para garantir sua disponibilidade, integridade, usabilidade e segurança. Atividades de governança de dados incluem gerenciamento de metadados, arquitetura de dados, avaliação de risco, operações de dados, uso de versionamento e controle de qualidade de dados.
A aplicação conjunta da governança de dados e da governança de informações pode gerar práticas de gerenciamento de informações que proporcionam maior valor comercial.
Por que a governança da informação é importante?
Estabelecer um programa sólido de governança de informações ajuda as organizações de várias maneiras. Em particular, ajuda-as a:
- Apoiar as necessidades empresariais e os objetivos estratégicos
- Alcance a conformidade regulatória e evite penalidades
- Prevenir violações de dados
- Melhore o retorno sobre os investimentos em inteligência empresarial
- Reduza os custos de armazenamento
- Faça uso da tecnologia de descoberta de documentos ( e-discovery )
- Melhore os recursos de análise de dados
- Obtenha controle sobre sistemas de proliferação e funções de TI terceirizadas
- Aumentar a conscientização dos funcionários sobre as políticas de informação
Quais regulamentações são relevantes para a IG?
Muitas regulamentações governamentais e industriais têm requisitos relacionados à segurança de dados , retenção de dados e gerenciamento de registros que podem afetar sua estratégia de IG.
Aqui estão algumas das leis mais importantes que qualquer organização que opera nos EUA precisa conhecer:
- Sarbanes–Oxley Act (SOX) — Uma regulamentação essencial que padroniza práticas de gerenciamento de registros, a SOX se aplica a todas as empresas públicas nos EUA, sem exceção. Ela exige a implementação de controles sobre registros financeiros corporativos e processos de mitigação de riscos e estipula que os registros comerciais devem ser mantidos por pelo menos cinco anos.
- Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) — O HIPAA se aplica a provedores de assistência médica, organizações de informações de saúde e outras entidades cobertas e associados comerciais que armazenam, transmitem ou gerenciam informações de saúde protegidas (PHI). Ele exige que eles controlem o acesso a informações de saúde, forneçam trilhas de auditoria para sistemas de registros eletrônicos e garantam a confidencialidade e a segurança de informações de saúde protegidas eletrônicas (ePHI).
Como a AIQON pode ajudar.
O software de governança de informações da Netwrix ajuda as organizações a automatizar a governança de dados e reduzir os riscos de dados. Você controla os dados na criação ou ingestão, identifica seu nível de sensibilidade e garante que sua organização colete apenas o que precisa. Além disso, você pode satisfazer solicitações de acesso de titulares de dados (DSARs) de forma mais eficiente, economizando dinheiro e tempo.
Conclusão
A governança de informações fornece benefícios significativos, especialmente à medida que os armazenamentos de dados crescem e a supervisão regulatória aumenta. Desenvolver e implementar uma estratégia de IG sólida ajudará sua organização a mitigar riscos cibernéticos, garantir a disponibilidade de dados, controlar custos e atender aos desafios regulatórios. Considere começar hoje, antes que sua organização sofra uma violação, seja reprovada em uma auditoria ou enfrente um processo.